Toegangsbeheer op schaal: hoe KU Leuven 200.000 gebruikers efficiënt beheert met Synguard

200.000 gebruikers, duizenden deuren en één systeem dat alles moet aansturen, hoe houd je dat onder controle? Voor organisaties zoals KU Leuven is dat geen theoretische vraag, maar dagelijkse realiteit. Met duizenden deuren, complexe gebruikersprofielen en verschillende instellingen binnen één ecosysteem is een schaalbaar en flexibel systeem nodig dat meegroeit met de organisatie. Samen met Synguard bouwde KU Leuven de voorbije jaren zo’n systeem uit. Vandaag vormt het de ruggengraat van hun toegangsbeheer op tientallen campussen.

Een ecosysteem van 200.000 gebruikers

“Toegangsbeheer op deze schaal? Dat vraagt meer dan een standaardoplossing.”

KU Leuven is veel meer dan een universiteit. Samen met UZ Leuven en verschillende associatiepartners zoals LUCA, UCLL, Odisee, Vives en Thomas More, vormt het een uitgebreid netwerk van onderwijs- en onderzoeksinstellingen.

Dat vertaalt zich in indrukwekkende cijfers:

Meer dan 200.000 badgehouders;
duizenden medewerkers en studenten;
honderden gebouwen en campussen.

Al deze gebruikers maken dagelijks gebruik van één geïntegreerd systeem voor toegang tot gebouwen, parkings, labo’s en andere faciliteiten.

“We spreken hier over toepassingen die gebouwoverschrijdend zijn,” zegt Johan Ghesquière, verantwoordelijk voor infrastructuren en technieken bij de Technische Dienst van KU Leuven. “Studentenkaarten, personeelskaarten, … alles moet samenwerken, en dat op grote schaal.”

Naar flexibel en schaalbaar toegangsbeheer

Die schaal bracht uitdagingen met zich mee. Het vorige systeem bood onvoldoende flexibiliteit en kon moeilijk meegroeien met de associatie.

“In 2012 telde de KU Leuven inclusief UZ Leuven zo’n 750 kaartlezers,” vertelt Johan. “Dat waren er al behoorlijk wat, dus was het niet evident om te veranderen. Maar we waren niet tevreden over de flexibiliteit, dus we moesten wel.”

KU Leuven startte een Europese aanbestedingsprocedure met zo’n 30 aanbieders. Uiteindelijk viel de keuze op Synguard, toen nog een kleine speler.

“We zochten een partner op lange termijn. Synguard was toen nog een klein bedrijf, maar we hadden vertrouwen in hun visie en de manier waarop ze hun product naar de markt brachten,” zegt Johan.

Een platform dat meegroeit met de organisatie

“Van 750 naar 4000 deuren, zonder complexiteit.”

Wat begon met enkele honderden lezers, groeide uit tot een grootschalig systeem dat vandaag meer dan 4000 deuren beheert, met een verdere uitbreiding naar 5000 kaartlezers in het vooruitzicht.

Centraal in die aanpak staat flexibiliteit en automatisering. Het systeem bepaalt automatisch wie toegang krijgt tot welke ruimten, op basis van slimme parameters.

“Het unieke is dat rechten worden toegekend op basis van persoonskenmerken,” legt Peter Surleraux uit, applicatiebeheerder binnen de technische diensten van KU Leuven. “Denk aan je functie, je studierichting of andere kenmerken. Dat gebeurt volledig automatisch. Waar nodig kan een verantwoordelijke ook zelf toegangsrechten toekennen.”

Daarnaast biedt het systeem ook inzicht in gebruik en bezetting, wat waardevolle data oplevert voor onder andere gebouwenbeheer.

Geen klassieke beveiliging, maar slim toegangsbeheer

Opvallend is dat KU Leuven bewust niet kiest voor een puur beveiligingsverhaal. De focus ligt op toegangsbeheer en het stroomlijnen van gebruikersstromen.

“We bekijken dit niet als een beveiligingssysteem,” zegt Peter. “Het is eerder een barrière. Het moet mensen begeleiden en sturen, niet alles strikt afsluiten.”

Dat vertaalt zich in een doordachte aanpak:

Geen toegangscontrole op individuele kantoren;
wel controle op gebouwen, zones en kritische ruimtes;
specifieke toepassingen voor bibliotheken en labo’s;
bediening van specifieke onderzoeksapparatuur.

Voor parkings wordt dan weer bewust flexibel omgegaan met capaciteit. “We geven soms meer mensen toegang dan er plaatsen zijn,” zegt Peter. “Omdat je weet dat nooit iedereen tegelijk aanwezig is. Het systeem moet de realiteit volgen"

Maatwerk en integratie als sleutel

Een van de doorslaggevende factoren in de keuze voor Synguard was de mogelijkheid tot maatwerk en integratie.

“Er is enorm veel maatwerk gebeurd,” zegt Johan. “Zelfs firmware werd aangepast om perfect aan onze noden te voldoen. En belangrijk: ze doen het ook echt.”

Daarnaast biedt Synguard een open platform dat integreert met andere systemen. “Voor ons is integratie cruciaal,” vult Peter aan. De API’s zijn flexibel en worden aangepast aan onze behoeften.

KU Leuven als actieve partner

"Wat vandaag standaard is, bouwden we samen.”

Wat deze samenwerking uniek maakt, is de actieve rol die KU Leuven zelf opneemt.

“We nemen zelf de rol van integrator op voor onze installatie. We werken dus rechtstreeks met Synguard, zonder installateur ertussen”, zegt Johan.

Bovendien werkt KU Leuven met een onbeperkt licentiemodel, wat schaalvergroting eenvoudiger maakt.

Maar de samenwerking gaat nog veel verder. “Wij testen vaak nieuwe versies van de software,” zegt Johan. “Als we fouten vinden, worden die opgelost. Veel functionaliteiten die Synguard voor ons ontwikkelde sinds 2012, zitten vandaag standaard in het product.”

Gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid in de praktijk

‘“Eenvoudig voor gebruikers, robuust achter de schermen.”

Naast schaal en flexibiliteit speelt ook gebruiksgemak een belangrijke rol. “Nieuwe collega’s kunnen er snel mee werken,” zegt Peter. “De software is logisch opgebouwd en wijst zichzelf uit.”

Ook op het vlak van betrouwbaarheid scoort het systeem sterk. Zelfs bij technische problemen blijft toegang mogelijk. “De rechten zitten lokaal in de kaartlezers,” legt Peter uit. “Dus zelfs als er iets misloopt met de synchronisatie, kunnen mensen nog binnen.”

Een samenwerking die blijft groeien

De samenwerking tussen KU Leuven en Synguard loopt al 14 jaar en wordt binnenkort opnieuw verlengd voor de lange termijn. Wat begon als een samenwerking met een kleine speler, groeide uit tot een strategisch partnership waarin beide partijen samen blijven ontwikkelen.

“We zijn echt samen gegroeid,” besluit Peter. “Het is een gezamenlijk verhaal.”

Klaar voor toegangsbeheer op schaal?

De case van KU Leuven toont hoe complex toegangsbeheer kan worden – en hoe belangrijk het is om te kiezen voor een flexibel, schaalbaar en toekomstgericht systeem.

Synguard helpt organisaties om controle te krijgen over hun toegangsstromen, zonder in te boeten aan gebruiksgemak of flexibiliteit. Van universiteiten en ziekenhuizen tot campussen en bedrijven: overal waar complexiteit groeit, maakt Synguard het verschil.

Wil je weten hoe jouw organisatie toegang slimmer kan beheren?
Neem contact op en ontdek wat Synguard voor jou kan betekenen.